Combien de temps devez-vous conserver vos archives comptables?

La plupart des archives comptables et fiscales doivent être conservées pendant sept années, mais des règles spécifiques aux immeubles doivent également être prises en compte.
Nous n'abordons dans cet article que les délais de conservation relatifs aux principaux documents destinés à faire office de preuve en matière de comptabilité et de fiscalité. Il existe en effet des délais spécifiques pour ce qui concerne les documents liés à la gestion du personnel, les actions en justice, etc.

Les documents qui ne sont pas appelés à faire preuve à l'égard des tiers doivent être conservés 3 ans à partir du premier janvier qui suit la clôture de l'exercice.

Les autres documents comme les factures et extraits de comptes bancaires, mais aussi les devis, bons de commandes et relevé d'inventaire, ainsi que les autres documents requis par la TVA (tableau d'investissements) ou la législation comptable (journaux et centralisateurs) doivent être conservés pendant 7 années à partir du premier janvier qui suit la clôture de l'exercice.

A noter toutefois qu'en matière d'investissements le délai est prolongé à 15 ans pour la TVA relative aux constructions immobilières, et qu'au niveau des impôts le délai ne commence en fait à courir qu'à partir de la fin des amortissements. Ainsi si vous avez construit un immeuble industriel en 1996 et qu'il a été amorti pendant 20 ans, pour justifier le dernier amortissement enregistré en 2015 vous devez donc conserver vos factures de 1996 jusqu'au 31/12/2022!

Les documents doivent être conservés dans leur format original. Vous archivez donc ou du papier ou des fichiers reçus électroniquement, mais dans ce cas vous devez garantir pendant le délai requis l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité du contenu. Il en va de même pour les systèmes informatisés utilisés et leur documentation technique.

Vous pouvez donc cette année faire de la place dans votre local d'archives en vous débarrassant des documents antérieurs à 2012, sauf ceux concernant des investissements toujours actifs après 2011.