Le registre UBO : que devez-vous savoir pour votre société ou votre ASBL ?

Le registre UBO (« Ultimate Beneficial Owner »), entré en vigueur le 31 octobre 2018, constitue un nouveau pas dans la lutte contre le blanchiment de capitaux. La loi prévoit l’obligation pour de nombreuses organisations, dont votre société et votre ASBL, d’identifier leurs bénéficiaires effectifs (UBO) dans le registre. L’objectif est de permettre une plus grande transparence sur l’identité de la personne physique qui se cache derrière votre société ou ASBL. Les règles varient selon le type d’organisation. Qu’en est-il exactement pour votre société, d’une part, et pour votre ASBL, d’autre part ?

1. Qui sont les bénéficiaires effectifs…
a. … dans votre société ?

La loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux distingue trois catégories de personnes physiques.

Tout d’abord, il s’agit de toute personne qui possède, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital (indice de pourcentage suffisant : plus de 25%).

En outre, toute personne qui exerce le contrôle de votre société par d’autres moyens est également considérée comme UBO. Cela peut se faire via des pactes d’actionnaires, via le droit de nommer la majorité des membres du conseil d’administration, ou encore via certains droits de veto, etc.

Enfin, la troisième et dernière catégorie se compose du personnel occupant la position de dirigeant principal. Attention toutefois : dans le cas des sociétés, ces dirigeants doivent uniquement être enregistrés en tant que bénéficiaires effectifs à condition que les première et deuxième catégories n’aient pas identifié de bénéficiaire effectif.

b. … dans votre ASBL ?

Dans le cas d’une ASBL, il s’agit en premier lieu des membres du conseil d’administration. Les personnes habilitées à représenter votre association doivent également être identifiées comme bénéficiaires effectifs, de même que les personnes chargées de la gestion journalière de celle-ci.

Une quatrième catégorie de bénéficiaires effectifs de votre ASBL se compose des personnes dans l’intérêt principal desquelles votre ASBL a été constituée ou opère (par exemple, les personnes souffrant d’un handicap dans la Région de Bruxelles-Capitale).

Toute personne exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressortsur votre ASBL doit également être enregistrée comme bénéficiaire effectif. Il s’agit, par exemple, d’une personne qui agit dans les coulisses via un ou plusieurs hommes de paille ou qui, par un cumul de mandats de représentation, exercerait dans les faits un contrôle sur l’association.

Par ailleurs, toutes les catégories de bénéficiaires effectifs d’une ASBL sont cumulables. Cela signifie donc que vous devez enregistrer toutes les personnes considérées comme bénéficiaires effectifs de votre ASBL.

Soulignons que les fondateurs de votre ASBL ne sont pas des bénéficiaires effectifs, pour autant qu’ils ne tombent pas sous une autre catégorie de bénéficiaires effectifs. Les travaux parlementaires préparatoires de la loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux précisent en effet que les fondateurs qui ne sont souvent plus membres de l’ASBL depuis des dizaines d’années ou n’y exercent aucune fonction ou mandat, peuvent difficilement être considérés comme bénéficiaires effectifs de cette ASBL.

2. Quelles données devez-vous exactement enregistrer ?
Les sociétés et ASBL doivent fournir les informations suivantes pour chaque bénéficiaire effectif :

 nom et prénom,
date de naissance,
nationalité(s),
adresse complète de résidence,
la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif,
le numéro de Registre national ou numéro Bis et, le cas échéant, tout identifiant similaire donné par l’État où il réside ou dont il est le ressortissant,
la/les catégorie(s) de bénéficiaires effectifs dont il dépend.
S’il s’agit d’une société, vous devez également mentionner ce qui suit :
si le bénéficiaire effectif remplit les conditions individuellement ou avec d’autres personnes,
s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect,
s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect : les données de tous les intermédiaires,
et l’étendue de l’intérêt effectif détenu par le bénéficiaire effectif au sein de la société, c’est-à-dire ses pourcentages, pondérés ou non, des actions ou droits de vote.
3. À qui incombe l’obligation de communiquer ces informations ?
Ce sont les administrateurs ou gérants de votre société ou ASBL qui doivent fournir les données des bénéficiaires effectifs ainsi que les pièces justificatives nécessaires. En cas de changements dans ces données, ceux-ci doivent être notifiés dans le mois au registre UBO, en plus de l’obligation de mettre à jour les données au moins une fois par an.

4. Quand faut-il communiquer les données la première fois ?

Bien que, selon la loi, le premier enregistrement devait avoir lieu dans le mois suivant l’entrée en vigueur (donc au plus tard le 30 novembre 2018), le SPF Finances a accordé un délai jusqu’au 30 septembre 2019.

5. Sanctions ?

Selon le type d’obligation qui incombe aux administrateurs ou gérants, la loi prévoit plusieurs sanctions :

Les administrateurs ou gérants qui (1) ne recueillent pas ou ne conservent pas les informations requises, (2) ne les communiquent pas (à temps) au registre UBO, ou (3) communiquent des informations incomplètes ou erronées, risquent une amende administrative comprise entre 250 et 50 000 euros conformément à l’arrêté royal du 30 juillet 2018.

Pour les deux premières infractions mentionnées, une amende de 50 à 5 000 euros peut en outre être infligée en vertu du droit des sociétés et des associations.

6. Qui peut consulter le registre UBO ?

Non seulement les autorités compétentes comme la police, le parquet et le fisc ont accès au registre, mais toutes les personnes qui doivent transmettre ces données dans le cadre de leur contrôle clients (comme les comptables, les notaires, les avocats, etc.) peuvent en principe aussi consulter toutes les informations relatives aux bénéficiaires effectifs de votre société ou ASBL.

En ce qui concerne les sociétés, tout citoyen peut également demander l’accès – et ce, sans aucun motif – à la différence qu’il ne pourra pas voir certaines données à caractère personnel.

Pour les ASBL, les conditions sont plus strictes et il faut pouvoir démontrer au moins un intérêt légitime.

Enfin, si votre ASBL exerce un contrôle sur une autre société, A(I)SBL ou fondation, toute personne qui introduit une demande écrite peut avoir accès à ses données.

7. Pouvez-vous protéger certaines informations ?

Heureusement, toutes les données que vous devez enregistrer ne sont pas visibles par tout le monde. Par exemple, votre numéro de Registre national et adresse de résidence restent des informations privées pour les citoyens et pour les personnes qui démontrent un intérêt légitime ou introduisent une demande écrite.

En outre, si vous avez des raisons valables de penser que vous courez un risque du fait de l'accessibilité de vos données, vous pouvez demander, en tant que bénéficiaire effectif, à protéger encore plus de données. Il est également possible de prévoir une plus grande confidentialité pour les bénéficiaires effectifs mineurs ou incapables.

8. En pratique

Dressez la structure de propriété de votre société ou ASBL et déterminez les personnes physiques qui doivent être identifiées comme bénéficiaires effectifs. 

Vous constatez que certains gérants ou administrateurs ne sont pas inscrits à la BCE ? Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Informez vos bénéficiaires effectifs, par courrier, de leurs droits et obligations à cet égard (cf. art. 21 de l’AR) et collectez toutes les informations précises et détaillées les concernant ainsi que sur les éventuelles organisations intermédiaires.

Rassemblez les pièces justificatives nécessaires (par exemple, copie de la carte d’identité/du passeport, statuts de votre société ou ASBL, registre des actions, etc.) qui prouvent que les informations que vous possédez sont adéquates, exactes et actuelles. 

Vous constatez toutefois que les informations de base de votre société ou ASBL ne sont plus actuelles ? Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Enregistrez vos bénéficiaires effectifs avant le 30 septembre 2019 en vous connectant au registre UBO (via MyMinfin -> Registre UBO), ou demandez nous le de faire le nécessaire.

Attention : pour les sociétés sans personnalité juridique (par exemple les sociétés simples), il est encore impossible sur le plan technique pour un gérant-personne morale de s’enregistrer au nom de la société simple dans le registre UBO. Bien que ceci ne soit pas légalement obligatoire, une personne physique devra d’abord provisoirement être désignée comme représentant permanent pour répondre aux exigences en matière d’UBO.
Vous devrez ensuite la faire enregistrer sous « fonctions » à la BCE par l’intermédiaire du guichet d’entreprises. Ce n’est qu’à ce moment-là que votre client pourra avoir accès au registre UBO au nom de la société simple.
Si vous constatez que votre client ne peut pas s’enregistrer au nom de sa société simple, prenez contact avec nous et nous vous expliquerons la procédure à suivre.